Professionele communicatie in de zorgsector, dankzij zakelijk email
Zakelijke email is eigenlijk noodzakelijk voor organisaties die werkzaam zijn binnen de gezondheidszorg. Ontdek in dit artikel wat de voordelen zijn, waarbij we extra aandacht besteden aan de veiligheid en het beschermen van gegevens.
Wat wordt er bedoeld met zakelijke email?
Met de term “zakelijke mail” wordt er gedoeld op het gebruik van een zakelijk mailadres, dat veelal hetzelfde is als het webadres van een organisatie. In plaats van bijvoorbeeld mailen naar zakenrelaties, patiënten of collega’s vanuit een gratis mailaccount (zoals Gmail, Hotmail of Zeelandnet).
Wat zijn de voordelen van zakelijke email?
Er zijn nogal wat voordelen voor bedrijven, organisaties en stichtingen in de zorgsector. Dit zijn de acht belangrijkste:
- herkenbaarder - mailadressen kunnen worden gekoppeld aan de domeinnaam
- verbeterde dienstverlening - voorkomen dat mails niet aankomen (typefouten, verkeerd email-adres etc.)
- eenvoudiger beheer - centraal instellen van emailbeheer, dit kan bij zakelijke mail ook worden uitbesteed
- meer cohesie – de mogelijkheid om meerdere emailadressen aan te maken onder dezelfde domeinnaam
- betrouwbaarder - een zakelijk emailadres komt betrouwbaarder over als het overeenkomt met het webadres van het gezondheidscentra
- voorkomen van misbruik (zoals phishing) – patiënten kunnen bij zakelijke email eenvoudig controleren of een email wel of niet afkomstig is van de zorginstelling
- veiliger - minder kans op fraude en het lekken van patiëntgegevens
- betere backups - kwalitatieve backups waarvan de frequentie instelbaar is
Is zakelijke email via een partij als Hostnet verplicht?
Met name zorgpraktijken en overige organisaties binnen de gezondheidszorg hebben betrouwbare zakelijke email nodig die voldoet aan privacy-eisen voor patiëntcommunicatie. Hoewel dit niet verplicht is, is het wel veel eenvoudiger om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen door te kiezen voor email hosting via een gerenommeerde hostingpartij als Hostnet.
Bij het afnemen van email hosting zit technische ondersteuning door Hostnet-deskundigen inbegrepen. Dit betekent dat als er problemen zijn er altijd een partner is waar je op kunt terugvallen. Deze technische support is zeven dagen per week beschikbaar, wat ideaal is voor bedrijven binnen de gezondheidszorg.
Hoe wordt de zakelijke mail beveiligd?
Zakelijke mail is veelal een stuk veiliger dan het gebruik van een gratis e-mailprovider. Hostnet zorgt er bijvoorbeeld voor dat er dagelijks back-ups worden gemaakt, wat voorkomt dat er belangrijke gesprekken met patiënten verloren gaan of mails kwijtraken. Tevens is er standaard een spam- en virusfilter geïnstalleerd, waardoor de kans op virussen minimaal is en er tegelijkertijd minder spam binnenkomt.
Een deel van de veiligheid hebben bedrijven zelf in handen, aangezien zakelijke mail het mogelijk maakt om zelf bepaalde instellingen te doen. Uiteraard biedt Hostnet handige richtlijnen aan, als je weinig kennis hebt van de beste mailconfiguratie. Belangrijk om te weten is dat dit ervoor zorgt dat alle emails versleuteld worden verzonden (SSL, TLS), om de privacy van gegevens te waarborgen.
Kun je zakelijke mail ook gebruiken als webmail?
In tegenstelling tot wat veel gezondheidscentra denken, betekent het gebruik van zakelijke mail niet dat je vastzit aan een specifiek apparaat of mailprogramma. Dankzij Hostnet webmail is het mogelijk om mails in te zien vanaf iedere gewenste locatie en apparaat. Inclusief de synchronisatie van agenda en contacten. Zo kan er gemaild worden vanuit Mac Mail of Outlook en vanaf het web.