Uitbreiden naar Duitsland? Dit zijn de belangrijkste juridische aandachtspunten

Voor Nederlandse bedrijven is Duitsland een logische uitbreidingsstap wanneer de thuismarkt te klein wordt. De economische omvang, geografische nabijheid en ijzersterke handelsrelatie maken Duitsland al jarenlang de belangrijkste exportbestemming van Nederlandse ondernemers. Toch blijkt in de praktijk dat juist de juridische kant van een Duitse marktintroductie vaak vragen oproept.

Moet er direct een Duitse GmbH worden opgericht? Welke arbeidsrechtelijke regels gelden wanneer de eerste medewerker wordt aangenomen? En hoe verschillen de verplichtingen rondom ziekte, ontslag en arbeidsvoorwaarden van de Nederlandse situatie?

Volgens Duitsland-specialist Koen Mathijssen van Oryx World BV in Eindhoven, worden ondernemers regelmatig afgeremd door aannames die niet altijd overeenkomen met de juridische werkelijkheid.

"Veel ondernemers denken dat uitbreiden naar Duitsland automatisch betekent dat er direct een Duitse vestiging moet komen, met allerlei complexe verplichtingen. In de praktijk blijkt de eerste stap vaak veel eenvoudiger dan verwacht," zegt Mathijssen.

Een Duitse GmbH is lang niet altijd noodzakelijk

 

Een van de meest voorkomende misverstanden bij Nederlandse ondernemers is dat een Duitse GmbH een voorwaarde zou zijn om actief te worden op de Duitse markt.

Dat is juridisch niet het geval. Nederlandse ondernemingen kunnen gewoon vanuit hun bestaande Nederlandse BV zaken doen in Duitsland, contracten sluiten en Duits personeel aannemen zonder direct een Duitse vennootschap op te richten.

Vooral bedrijven die hun eerste commerciële stappen zetten, kiezen daarom vaak voor een gefaseerde aanpak. Eerst wordt de markt verkend met een lokale vertegenwoordiger of accountmanager, waarna pas later wordt gekeken naar een eigen Duitse structuur.

"Wij zien regelmatig dat bedrijven eerst willen toetsen of hun product of dienst daadwerkelijk aanslaat in Duitsland," aldus Mathijssen. "Dan is het logisch om niet direct een aparte onderneming op te zetten, maar eerst vanuit de Nederlandse BV te opereren."

Dat neemt niet weg dat een Duitse GmbH op termijn voordelen kan bieden.

Waarom veel bedrijven uiteindelijk toch een GmbH oprichten

 

Ondanks het feit dat een GmbH juridisch niet noodzakelijk is, kiezen veel Nederlandse bedrijven er uiteindelijk wel voor.

Opvallend genoeg ligt de belangrijkste reden vaak niet op juridisch of fiscaal vlak, maar in de commerciële sfeer. Duitse klanten blijken zich doorgaans comfortabeler te voelen bij een Duitse contractspartij dan bij een buitenlandse onderneming.

Daarnaast kan een GmbH zorgen voor een duidelijkere afbakening van aansprakelijkheden. Ook biedt een zelfstandige Duitse entiteit meer flexibiliteit wanneer een onderneming haar Duitse activiteiten op termijn wil verkopen, onderbrengen in een aparte groep of laten participeren door investeerders.

"Een Duitse GmbH werkt in veel sectoren als een soort kwaliteitsstempel," zegt Mathijssen. "Het geeft Duitse klanten vertrouwen en verlaagt in sommige gevallen de commerciële drempel om zaken te doen."

Het eerste personeel aannemen: anders dan in Nederland

 

Zodra een onderneming besluit lokaal personeel aan te nemen, komen de eerste arbeidsrechtelijke verschillen naar voren.

Veel Nederlandse werkgevers gaan er automatisch vanuit dat Duitse arbeidsvoorwaarden vergelijkbaar zijn met de Nederlandse praktijk. Toch bestaan er belangrijke verschillen.

Zo kent Duitsland geen wettelijke vakantietoeslag zoals Nederland die met de bekende acht procent vakantiegeld wel kent. Ook een dertiende maand is geen wettelijke verplichting.

Daartegenover staat dat Duitse werknemers vaak andere verwachtingen hebben op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Met name binnen commerciële functies worden een leaseauto, laptop en mobiele telefoon vaak als vanzelfsprekende onderdelen van het arbeidsvoorwaardenpakket gezien.

Ook de opbouw van een salarisvoorstel verschilt regelmatig van wat Nederlandse werkgevers gewend zijn.

"Duitse kandidaten kijken doorgaans eerst naar de hoogte van het vaste salaris," zegt Mathijssen. "Bonusregelingen zijn belangrijk, maar vormen meestal niet de kern van de beslissing."

Vakantiedagen en feestdagen vragen extra aandacht

 

Ook op het gebied van verlof ontstaan regelmatig misverstanden.

De wettelijke minimumvakantie bedraagt in Duitsland twintig werkdagen bij een vijfdaagse werkweek. In de praktijk ontvangen veel werknemers echter aanzienlijk meer vrije dagen. Contracten met 28 of 30 vakantiedagen zijn in veel sectoren eerder regel dan uitzondering.

Daarnaast kent Duitsland meer officiële feestdagen dan Nederland. Daarbij komt dat niet iedere deelstaat dezelfde feestdagen kent.

Voor Nederlandse werkgevers die personeel verspreid over Duitsland inzetten, kan dat gevolgen hebben voor de planning en personeelsbezetting.

"Veel ondernemers realiseren zich niet dat een werknemer in Beieren andere feestdagen kan hebben dan een werknemer in Noordrijn-Westfalen," aldus Mathijssen. "Dat lijkt een detail, maar kan in de praktijk wel degelijk impact hebben op de bedrijfsvoering."

Ontslagrecht minder strikt dan vaak wordt gedacht

 

Duitsland heeft de reputatie een land te zijn met een sterk beschermend arbeidsrecht. Hoewel die reputatie deels terecht is, ligt de werkelijkheid genuanceerder.

Voor veel Nederlandse bedrijven die starten in Duitsland geldt namelijk een belangrijke uitzondering. De uitgebreide Duitse ontslagbescherming is doorgaans pas van toepassing wanneer een werkgever meer dan tien werknemers in Duitsland in dienst heeft.

Juist omdat veel Nederlandse ondernemingen beginnen met één of enkele medewerkers, bevinden zij zich vaak ruim onder die grens.

Bovendien wordt veel gewerkt met een proeftijd van zes maanden. Tijdens die periode kunnen werkgever en werknemer met een relatief korte opzegtermijn afscheid van elkaar nemen.

"Veel ondernemers verwachten dat Duitsland op dit vlak ingewikkelder is dan Nederland," zegt Mathijssen. "Maar voor bedrijven die hun eerste stappen zetten, blijkt de praktijk vaak aanzienlijk toegankelijker dan vooraf wordt gedacht."

Opvallende verschillen bij ziekteverzuim

 

Een ander juridisch verschil dat veel Nederlandse werkgevers verrast, betreft de loondoorbetaling bij ziekte. Waar Nederlandse werkgevers in beginsel maximaal twee jaar verantwoordelijk blijven voor de loondoorbetaling van een zieke werknemer, is die periode in Duitsland aanzienlijk korter. Werkgevers betalen gedurende de eerste zes weken loon door. Daarna neemt het Duitse sociale zekerheidsstelsel een belangrijk deel van de inkomensvoorziening over.

Voor ondernemers die bekend zijn met de financiële impact van langdurig ziekteverzuim in Nederland vormt dit vaak een opvallend verschil.

Ook zonder GmbH bestaan verplichtingen

 

Het ontbreken van een Duitse vennootschap betekent overigens niet dat er geen verplichtingen bestaan.

Zodra een Nederlandse onderneming personeel in Duitsland in dienst neemt, moet zij zich registreren bij de relevante Duitse instanties voor sociale verzekeringen en loonadministratie. In de praktijk wordt dit vaak begeleid door een Duitse loonadministrateur of gespecialiseerde adviseur.

Hoewel die administratieve inrichting aandacht vraagt, blijkt zij volgens veel ondernemers minder complex dan vooraf wordt aangenomen.

Juridische voorbereiding voorkomt dure fouten

 

Voor Nederlandse ondernemers die hun activiteiten naar Duitsland willen uitbreiden, is de belangrijkste les misschien wel dat juridische voorbereiding noodzakelijk blijft, maar dat de complexiteit vaak wordt overschat.

De keuze voor een GmbH, de inrichting van arbeidscontracten, de omgang met regionale verschillen en de toepassing van Duitse arbeidswetgeving vragen om specialistische kennis. Tegelijkertijd blijkt de stap over de grens in veel gevallen minder ingrijpend dan ondernemers vooraf verwachten.

"De grootste fout die Nederlandse ondernemers maken, is dat ze Duitsland óf onderschatten óf juist veel te ingewikkeld maken," concludeert Mathijssen. "Succesvolle expansie begint meestal met een goed begrip van de verschillen, zonder dat die verschillen een reden worden om niet te starten."

Voor bedrijven die serieus naar Duitsland kijken, ligt de uitdaging dan ook niet zozeer in het overwinnen van juridische obstakels, maar in het tijdig organiseren van de juiste kennis en begeleiding. Wie dat goed doet, ontdekt vaak dat de grootste exportmarkt van Europa dichterbij is dan gedacht.